Essensbestellung

Mobile Erfassung der Patientendaten bei der Essensbestellung -

Vorstellung verschiedener Essensbestellsysteme


Die Reformen im Gesundheitswesen haben nicht nur die Infrastruktur des Krankenhauses verändert, sondern auch neue Aspekte im Verhältnis zwischen Patient und Krankenhaus hervorgerufen. Krankenhäuser stehen im Wettbewerb miteinander Das Krankenhaus wird nunmehr als Dienstleistungsunternehmen gesehen. Die Zufriedenheit des Patienten entscheidet letztendlich über einen Erfolg. Dieser will sich wohlfühlen, was schließlich auch ein wichtiger Gesichtpunkt für den Heilungsprozess ist. Zu einem wichtigen Faktor gehört in diesem Zusammenhang das Essen. Eintönigkeit und bescheidene Verpflegung sind einer individuell abgestimmten Speiseplanung mit einer breiten Auswahl an Kombinationsmöglichkeiten gewichen. Die Zusammenstellung erfolgt in Abstimmung mit den medizinisch notwendigen Vorschriften (z.B. Diät, Schonkost). Auch bei kurzfristigen Änderungen soll durch eine schnelle Reaktionszeit, den Kundenbedürfnissen/ -wünschen entsprochen werden. Dieses „kundenorientierte“ Vorgehen ist sehr personalintensiv und aufwendig. Dabei geht es auch in diesem Bereich darum, die Kosten so gering wie möglich zu halten, wobei die Qualität der Verpflegung auf einem hohen Niveau gehalten werden soll. Hieraus geht hervor, dass ein hoher Anspruch an die Organisation eines Unternehmens gestellt wird. Aus diesem Grund haben sich bereits viele Kliniken für eine DV-gestützte Lösung der Essensbestellung entschieden. Diese Systeme sind eine ideale Schnittstelle zwischen Patient und Küche. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Anbietern. Bei einigen Systemen wird der Patient von einer Stationshilfe nach seinen Wünschen bei der Verpflegung befragt, die Daten werden in ein portables Gerät eingegeben. Dieses kann durch z.B. Scannsysteme mit Barcodes oder mobile Handgeräte erfolgen. Oder der Patient wählt selbstständig sein Essen über ein Handheld aus, hier erfolgt lediglich die Erstbestellung des Patienten durch eine Stationshilfe an einem Computer z.B. im Schwesternstützpunkt. Bei jedem System sind die Andockstellen der tragbaren Erfassungsgeräte, sowie die Handhelds mit einem zentralen Server verbunden.

Vorteile der EDV gestützten Essensbestellung:

  • mehr Transparenz für den Patienten
  • Minimierung von Fehlbestellungen und Doppelbestellungen- schnelle Reaktionszeit der Küche bei Entlasungen und Verlegungen des Patienten
  • rationelle Küchenlogistik
  • fachgerechte Zeit und Mengenplanung

Im Nachfolgenden werden 3 verschiedene Systeme näher erläutert und beschrieben:
  • Orbis Cuvos
  • Ariadne
  • LogiMen (fehlt noch)




Essenbestellung mit Orbis Cuvos

Ein Erfasser geht täglich mit einem Handgerät über die Stationen und befragt die Patienten hinsichtlich ihrer Essenswünsche. Er hat eine Liste mit den jeweiligen Barcodes für ein bestimmtes Produkt und kann diese mit dem Handgerät einscannen. Die Esssenswünsche werden dann direkt der Küche übermittelt und können in deren Computer eingesehen werden.
Ein solches System dient der patientenorientierten, bequemen und benutzerfreundlichen Essensbestellung. Die erfassten Daten können auch für die Planung der Lagerhaltung und der Materialbeschaffung in der Küche genutzt werden. Das genannte System ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz verfügbar.
Orbis Cuvos

ARIADNE Menüerfassung

Die Essensbestellung in Krankenhäusern ist kompliziert und muss in hohem Masse flexibel sein. Durch unvorhersehbare Ereignisse ist es nötig ein System zu besitzen, in dem auf Veränderungen unmittelbar Einfluss genommen werden kann. In Zeiten wie diesen, in denen Krankenhäuser nicht mehr selbstverständlich existieren, sondern sich im Wettbewerb zu vergleichbaren Einrichtungen behaupten müssen, gilt es Geld zu sparen durch die Vermeidung von unnötigen Kosten. Beispiele dafür sind überflüssige Essensbestellung bei Nahrungskarenz oder die Bestellung der falschen Kostform bei Änderung der Therapie.
Weiterhin sollte nicht außer Acht gelassen werden, dass auch die Patientenansprüche gestiegen sind. Die Mahlzeiten sind für einen Patienten im Krankenhaus ein fester Bestandteil des Tagesablaufes. Oft hat er nicht die Möglichkeit sich anderweitig zu versorgen und ist auf die Kost, die er bekommt angewiesen. Und letztendlich kann er im Gegensatz zu medizinischen Leistungen sehr gut beurteilen, ob das Essen von hoher Qualität ist oder nicht.



Vorgeschichte der Menüerfassung in unserem Haus:
Noch 1998 füllten in unserem Haus Krankenschwestern und Pfleger kleine Karten mit Bleistift aus, nachdem sie die Patienten nach ihren Wünschen befragt und diese dann mit der verordneten Kostform abgestimmt hatten. Dieser Karten wurden danach einmal täglich in die hauseigene Küche geschickt und dort wurden die verschiedenen Anforderungen zusammengestellt. Änderungen im Nachhinein waren fast unmöglich und wenn, dann nur telefonisch zu erteilen. Die Flexibilität dieses Systems ließ sehr zu wünschen übrig.
Später wurden Menüberaterinnen eingeführt, die dem Pflegepersonal die Aufgabe der Erfragung der Menüwünsche der Patienten abnahmen. Dies waren fast ausschließlich Halbtagskräfte, die von Montag bis Freitag von 8:30 – 12:00 Uhr tätig waren. Änderungen oder die Bestellung von Essen für Zugänge war weiterhin Aufgabe der Pflegekräfte und konnte nur durch ein Telefonat erfolgen.

Einführung von Ariadne:

Mit der Einführung eines EDV gestützten System im Jahr 2007 soll die Essensbestellung für die Patienten und die Anforderungen in Bezug auf den Stationsbedarf optimiert werden. In diesem System ist es möglich, zu jeder Zeit Änderungen in Bezug auf die Kostform oder Sonderwünsche des Patienten einzugeben. Es ist deutlich flexibler, bedarf nur einer kurzen Schulung des Personals vor der Benutzung und trägt zu einer übersichtlicheren Dokumentation durch Wegfall der handschriftlich ausgefüllten Essenskarten bei. Aber auch dieses System der SE-Software Engineering GmbH. hat Grenzen, die ich durch die folgenden Beschreibung des Systems aufzeigen möchte.

Bedienung des Systems

Nach der Anmeldung auf dem Rechner muss das Programm „ARIADNE Speiseanforderung“ (gekennzeichnet durch das Symbol einer Banane) aufgerufen werden. Es erscheint eine Seite, auf der nach dem Benutzernamen und dem Passwort gefragt wird. Nach der erfolgreichen Anmeldung öffnet sich eine neue Seite mit einer Leiste am oberen Rand, der am häufig benutzten Funktionen. Durch Aufrufen des Menüpunktes „Anforderungen“ öffnet sich ein kleineres Fenster darunter mit verschieden Auswahlmöglichkeiten.

Personengebundene Anforderungen:

Als erster Punkt ist die „Personengebundene Anforderung“ aufgeführt. Durch das Anklicken öffnet sich die dazugehörige Seite, auf der die Bestellungen für die Patienten angefordert werden können. Durch die Anmeldung mit dem Passwort erkennt das System, auf welcher Station der Bearbeiter tätig ist und öffnet eine Liste, in der alle Patienten, die sich zu diesem Zeitpunkt stationär dort befinden mit Name, Geschlecht, Kostform, Aufnahmenummer und Aufnahmedatum angezeigt werden. Auf der rechten Hälfe des Systems befindet sich ein Monatskalender, auf dem der in diesem Moment zu bearbeitende Tag dunkel hinterlegt ist. Nach einem Doppelklick auf einen Patientennamen kommen man direkt auf seine Bestellkarte.
Auf dieser Bestellkarte ist ein dunkel hinterlegtes Feld mit den Daten des Patienten, ein Kalender mit dem Tag, der bearbeitet wird, und einer Unterteilung in Frühstück, Mittagessen und Abendbrot. Hat sich bei dem Patient nichts verändert, kann man durch ein Symbol in der Leiste die Bestellung vom Vortag kopieren. Das ist der schnellste Weg. Durch Pfeiltasten kann man so nun durch alle Patientenkarten klicken und individuell Änderungen in den verschieden Essensmomenten (Frühstück, Mittagessen, Abendbrot) eingeben. Die Menükarte ist bereits mit einem Standartessen in der jeweiligen Kostform bestückt, das durch Anklicken der rot gekennzeichneten Wahlmöglichkeiten entweder mit der linken Maustaste pro Klick um eins erhöht wird oder durch das Anklicken der rechten Maustaste ebenfalls um eins minimiert wird. Hat man nun die Kostform im Essensmoment Frühstück geändert, öffnet sich im Anschluss das Fenster „Kopieren von Anforderungen“. In diesem Fenster muss man wählen, ob die Kostform für den ganzen Tag oder nur für den Essensmoment eingefügt werden soll. Will man die Wahl übernehmen, kann man dies durch einen Klick auf den Schalter „Kopieren“ tun. Weiterhin besteht durch ein Symbol auf der Leiste die Möglichkeit, die Bestellung für den ganzen Tag zu löschen. Kann ein Patient geplant nicht am folgenden Tag essen, so ist in der Menükarte das Feld „kein Essen“ zu aktivieren. Erfolgt dies nicht und die Karte bleibt leer löscht das System diesen Patienten am dritten Tag aus der Liste.
Will man nun die Kostform für den Patienten komplett ändern, zum Beispiel von VK auf cholesterinarme Kost ist dies ebenfalls durch das Anklicken eine Symbols (der Lupe) direkt möglich. Man erhält danach eine Liste der unterschiedlichen Kostformen unterteilt in mehreren Überpunkten (Grundkostformen, Sonderdiäten, gastroenterlogische Kostformen,…), die durch Anklicken noch weiter differenziert werden.

Großgebinde Anforderungen:

Die Anmeldung erfolgt wie im oberen Punkt. Danach wählt man im Bereich der Anforderungen die „Großgebinde-Anforderung“. Wieder öffnet sich ein Fenster mit allen Lebensmitteln (Milch, Tee,…), die bestellt werden können. Nach der Festlegung des Datums kann nun die Menge der einzelnen Produkte angegeben werden. In einer weiteren Spalte befindet sich die maximal zulässige Anforderungsmenge. Die Bestätigung erfolgt mit der Enter-Taste.
Man kann hier auch bereits vorhandene Bestellungen löschen oder die Bestellung direkt ausdrucken.

Beurteilung des Systems

ARIADNE ist ein komplex aufgebautes System, was teilweise Daten aus anderen Systemen bezieht (z.B. Namen der stationären Patienten) und die Eingabe des Wahlmenüs so enorm erleichtert.
Die Essensbestellung für den folgenden Tag sollte bis um 13:30 Uhr am Vortag erfolgen. Dann ist gewährleistet, dass der Patient am Folgetag die richtige Kostform erhält. Weis man bereits am Tag zuvor, das am nächsten Morgen geplante Aufnahmen erfolgen, der Patient aber noch nicht im System aufgenommen ist, dann hat man die Möglichkeit eine „Dummiekarte“ anzulegen. Dies ist eine Karte mit bereits spezieller Kostform, aber ohne Namen und Zimmernummer.
Da die Küche nur begrenzte Möglichkeiten hat, gibt es auch bei ARIADNE in unserem Haus ein Zeitraster für die Essenserfassung:


Eingabe bis zu folgenden Uhrzeit
ermöglicht die Lieferung der
richtigen Kostform
Eingabe bis zur folgenden Uhrzeit
Ermöglicht die Lieferung eines
Zugangsessens
Frühstück
13:30 Uhr Vortag
07:45 Uhr aktueller Tag
Mittagessen
06:00 Uhr aktueller Tag

Abendessen
10:30 Uhr aktueller Tag
16:15 Uhr aktueller Tag

Telefonate mit der Küche sind nicht mehr nötig, da alles über das System eingegeben werden kann. Durch die im System enthaltene Zimmernummer sind die Essen in die Wägen vorsortiert und die Verteilung auf die Patienten kann leichter und schneller erfolgen.
Durch die Symbole sind viele Funktionen direkt durchführbar, ohne sich erst durch Menüunterpunkte klicken zu müssen. Leider ist die Oberfläche des Programms nicht sehr übersichtlich gestaltet und es bedarf trotz einfacher Bedienung am Anfang viel Zeit sich zurechtzufinden. Weiterhin zu bemängeln sind die vielen Fenster, die sich im Bestellungsvorgang öffnen und nochmals bestätigt werden müssen. Ein weiterer Punkt, der viel Zeit kostet ist die Bestätigung jedes einzelnen Patienten. Es besteht nicht die Möglichkeit, alle "personengebundenen Anforderungen" gleichzeitig für alle Essensmomente zu kopieren. Dies kommt auf großen Stationen selten vor, aber auf kleineren Langzeit- oder Intensivstationen ist dies oft der Fall. ARIADNE erleichtert die Essensbestellung für das Pflegepersonal. Es ist weniger aufwendig, nutzt bereits vorhandene Informationen, könnte aber noch besser vernetzt mit den anderen Systemen sein. Nehmen wir zum Beispiel an als Nebendiagnose ist ein Diabetes mellitus verschlüsselt. Es wäre schön, wenn ARIADNE diese Information auch zur Verfügung stände und dann als Kostform automatisch Diabetiker Kost erscheint. Weiterhin wäre es schön, wenn auch Pflegekräfte die Bestellung direkt am Patientenbett eingeben könnten und man nicht mehr darauf angewiesen ist, einen fest installierten PC zu nutzen. Diese Möglichkeit haben in unserem Haus die Menüberaterinnen.
Um sich das System mal vor Augen zu führen, kann ich nur einen Blick auf die Internetseite des Herstellers empfehlen: SE-Software Engineering GmbH.



Checkliste

  • Information über Bewohner/ Patientenanzahl (Zugang, Abgang) und Namen aus dem Verwaltunsmodul werden automatisch übernommen.
  • Wenn keine Spezifizierung stattfindet, wird automatisch Menü 1 gesendet
  • Möglichkeit der Alarmierung, wenn Spezifikation fehlt.
  • Menüpläne können im System online hinterlegt werden
  • Ausdruck der Bestellung als Patienteninformation
  • Auswahl wie das Essen geliefert werden soll: passiert, Fleisch geschnitten, Brot geschmiert, Rinde ab etc.
  • Wahlmöglichkeit zwischen den Mahlzeitenkomponenten, nicht nur zwischen den Gerichten (Wahl der Beilage etc.)
  • Leichte Handhabung des Systems, schnelles Erlernen ermöglichen
  • TouchScreen optionen??? Patienten könnten bis zu einer bestimmten Zeit selbst Essen auswählen innerhalb der vorgegebenen Parameter
  • Bei bestimmten Nahrungsvorgaben wie z.B. Laktosefrei, die entsprechenden Menükomponenten sperren
  • Alarmfunktion bei fehlerhaften Menüangaben z.B. Kohlenhydratereich bestellt für Diabetiker
  • automatische Belieferung der Station bei Neuaufnahmen
  • im Rahmen eines Diätkataloges werden alle Krankheitsspezifischen Ernährungsprobleme erfasst
  • Standard zur parenteralen Ernährung
  • Möglichkeit zur Nulldiät-Bestellung
  • Möglichkeiten zur zeitnahen Änderung von Kostformen, Unverträglichkeiten, Abneigungen
  • Möglichkeit zur Mengenwahl (Seniorenteller, doppelte Portion, etc.)
  • Angebot von Wunschkost bei Indikation
  • Ernährungsberatung (Angehörige mit Involvieren)
  • Besondere Essenswünsche kurzfristig berrücksichtigen
  • Nachbestellung bei Zugängen sollte jederzeit möglich sein
  • verständliche Speisepläne mit Wahlmöglichkeiten zu mehreren Gerichten
  • Inhaltsangaben (Kcal, Fett, Eiweiß usw. ) zu verwendeten Produkten
  • Berücksichtigung von Allergien ( Konservierungsstoffe )
  • bei Eingabe von Essenswünschen über mehrere Tage muß möglichst wenig das Formular gewechselt werden
  • Eingabe über Scannung eines Codes mittels Handgeräten möglich.
  • Filter- und Übertragungsfunktion, dass eingegebene Daten abteilungsübergreifend verwendet werden können (z.B. bei Verlegungen)
  • Wer erfasst die Menü- Wünsche (Mitarbeiter der Küche, Pflegepersonal etc.)
  • Unterschiedliche religionsbedingte Kostformen berücksichtigen (Moslemkost, koschere Kost, hinduistische Kost...)
  • Möglichkeiten auch für mitaufgenommene Begleitpersonen, z.B.in der Pädiatrie Essen zu bestellen und verschiedene Optionen zu nutzen.